Service en storingen bijhouden

Hoe krijg je storingsmeldingen binnen zonder account?

Met een formulier dat je bij een board maakt en deelt via een link. Klanten vullen het in zonder account. Jij kiest de vragen, bijvoorbeeld wie er meldt, waar het is en wat er aan de hand is.

Je kunt de link op je website zetten of in een mail aan je klanten sturen. Het formulier kun je open- en dichtzetten. Wie het formulier alleen voor eigen mensen wil, laat inloggen verplicht zijn.

Hoe maak je zo'n formulier?

In een paar stappen. Je opent het board, klikt naast de views op het plusje en kiest Formulier. Er staat dan meteen een formulier klaar. Je zet de kolommen die je als vraag wilt op het formulier, sleept ze in de volgorde die je wilt en kopieert de link.

Is een kolom van het board verplicht, dan staat hij altijd als verplichte vraag op het formulier. Zo krijgt elke melding ook die waarde. Wie de link krijgt, vult het formulier in; daarna zie je de inzending als item op je board.

Wat gebeurt er met een melding?

Elke inzending wordt een nieuw item op het board, in de groep die jij kiest. Het item heeft vanaf het begin een status, bijvoorbeeld Nieuw, en kan een eigenaar krijgen.

Een automatisering kan dat voor je doen. Een regel leest als een gewone zin: bij een nieuw item wijs een persoon toe en stuur een mail. Zo ziet de monteur of medewerker die aan de beurt is meteen dat er iets is.

Hoe zie je wie een melding oppakt?

Op het board, in de kolom met personen. Elk item heeft een status zoals Nieuw, Bezig, Wacht op onderdeel en Klaar, en een of meer personen die het doen. Je ziet in een lijst wat nog niemand heeft.

Wordt een melding Klaar, dan verplaatst een automatisering hem naar een andere groep en krijgt de planner een melding.

Waar staat het gesprek over de melding?

Bij de melding zelf. Updates, foto's, @‑vermeldingen en bijlagen staan bij het item. Neemt een collega de melding over, dan leest hij de hele geschiedenis op één plek.

Hoe zie je wat er nog openstaat?

Met een dashboard dat je zelf samenstelt. Je zet er bijvoorbeeld de status per board op, de prioriteiten als taart en de voortgang per board. De werklast per persoon helpt om te zien wie nog ruimte heeft voor een nieuwe melding.

Zo weet je ook wat je een klant kunt antwoorden die belt om te vragen hoe het met zijn melding staat. Het antwoord staat op het board, niet in het hoofd van één collega. Bij een servicedienst met meer mensen scheelt dat veel telefoontjes heen en weer.

Kun je Qyveno iets vragen over je meldingen?

Ja, aan Kompaan, de assistent. Vraag "welke meldingen staan al langer dan een week open?" en hij zoekt ze op in je boards. Hij vat ook de updates van een melding samen. Hij ziet alleen wat jij mag zien, en niets gebeurt zonder jouw klik op Uitvoeren.

Kompaan werkt met het eigen AI-account van je organisatie, bij Anthropic of Microsoft Foundry. De kosten betaal je rechtstreeks aan de AI-aanbieder, en Kompaan staat standaard uit. In een proef werkt hij op het AI-account van Qyveno.

Voor wie is dit handig?

Voor bedrijven die storingen en servicevragen nu in een mailbox, een app-groep of een Excel-lijst bijhouden: installatiebedrijven, technische diensten, onderhoudsbedrijven en kleine servicebureaus. Het werkt voor ieder bedrijf met meldingen die een eigenaar en een status nodig hebben, ook als het geen installatiebedrijf is. Voor installatiebedrijven staat het uitgebreider op Planning en service voor installatiebedrijven.

Probeer het 14 dagen gratis, in een eigen proefomgeving met voorbeeldgegevens. Een lijst die je nu in Excel bijhoudt, importeer je als CSV.

Lees ook

• Installatiebedrijven
• Planning van mensen
• Verkoop en offertes bijhouden
• Alle functies
• Veelgestelde vragen

Bijgewerkt op 30 oktober 2026